Según un estudio de Gartner, el 75% de las implementaciones de un ERP salen mal. Existen varios motivos, como que el presupuesto y el calendario se descontrolan por completo, o que el rendimiento de la empresa cae tan en picado que es necesario cortar para evitar algo aún peor. En cada paso aparecen obstáculos, dudas y problemas que se repiten en bucle, los objetivos definidos se desvanecen y tan pronto como conseguimos apagar un fuego, dos más aparecen.

El obstáculo número uno: la falta de aceptación

Hay un motivo clave que explica por qué una aplicación puede fracasar: según un análisis de Deloitte sobre la introducción de un software de ERP, cinco de las diez mayores dificultades están directamente relacionados con una gestión deficiente del cambio y con la falta de adopción por parte de los usuarios, lo que provoca en ocasiones una actitud de rechazo hacia la solución, incluso cuando ésta funciona desde el punto de vista técnico.

Conseguir la adopción por parte de los usuarios

Para que una nueva tecnología alcance un buen nivel de aceptación es fundamental involucrar a todos los interesados en el cambio lo antes posible:

1. Hay que empezar por explicar a los usuarios los motivos y objetivos de las innovaciones previstas.
2. Así, éstos pueden reconocer el valor añadido de la nueva solución tanto para la empresa como para ellos mismos.
3. Esto aumenta la probabilidad de que acepten el nuevo software y los cambios asociados.
4. Los usuarios pueden utilizar de manera eficiente toda la gama de funciones de la solución.
5. La satisfacción y la motivación del equipo aumentan, mientras que el riesgo al abandono disminuye.
6. Reduciendo los errores de funcionamiento se evitan caídas en el rendimiento e inversiones innecesarias, mientras que el retorno de la inversión aumenta.
7. Hay menos peticiones de ayuda y por lo tanto de carga de trabajo para el equipo de IT.

Capacitación y soporte al desempeño continuo

Para poder utilizar el software de manera independiente y eficaz los usuarios también necesitan soporte al desempeño en el lugar de trabajo, por ejemplo, en forma de soluciones de adopción digital que les ayuden en el momento en que lo necesiten, resolviendo las dudas que puedan ir surgiendo mientras utilizan el sistema.

La adopción por parte de los usuarios es más que una simple "buena práctica" de la que se puede prescindir si las limitaciones de tiempo o de presupuesto lo requieren. El soporte al desempeño continuo de los usuarios puede inclinar la balanza hacia el éxito o el fracaso del nuevo sistema informático, e incluso de la propia empresa. Y es que no apostar por ello es una inversión que se paga, en el sentido literal de la palabra.