No hay necesidad de perder tiempo ni dinero firmando documentos en papel, cuando se puede realizar de forma digital ¡en cuestión de minutos!
Puede ser un proceso laborioso cuando los documentos deben ser firmados por varias personas dentro (o fuera) de su organización, lo que lleva tiempo y ocupa recursos valiosos. A pesar del progreso técnico actual, muchas empresas siguen dependiendo de la firma manual de sus documentos. Este proceso está bien elaborado, pero es ineficiente y propenso a errores. Además de los largos procesos manuales y la pérdida de tiempo imprimiendo y enviando documentos por correo, se inmovilizan muchos recursos internos y se pierde un tiempo precioso. Pero ahora estos documentos pueden ser completados instantáneamente, por todos aquellos firmantes internos y externos, estén donde estén.
Solo necesita que DocuSign esté conectado a su sistema SAP ERP mediante el conector apsolut eSignature Connector para DocuSign.
La solución reduce drásticamente los tiempos de procesado de sus documentos, para que su equipo pueda continuar desarrollando su empresa y logrando el éxito.
Al integrar DocuSign con su sistema SAP ERP, automatiza el proceso de firma digital y al mismo tiempo, garantiza el cumplimiento. Sus datos estarán legalmente seguros en un proceso fluido, archivándose automáticamente en su sistema backend de SAP, de acuerdo con sus especificaciones… Veamos los 5 pasos sencillos de este proceso de firma digital:
1. Se inicia el proceso de firma desde transacciones SAP ERP (ECC o S/4 HANA)
Continúe trabajando en sus transacciones ERP SAP GUI o aplicaciones Fiori. El proceso de firma electrónica puede activarse automáticamente al guardar su documento, como por ejemplo una orden de compra, un contrato, o una orden de venta.
2. Se determinan los firmantes automáticamente
El conector sabe quién necesita firmar qué documento, en qué orden y en qué parte del documento, según las reglas definidas en la configuración. No obstante, los empleados también pueden ajustar los destinatarios requeridos (si se les permite), según las necesidades.
3. Seguimiento del estado de firma desde SAP ERP
Es posible realizar un seguimiento del estado de la firma desde la transacción estándar de SAP., por lo que no es necesario iniciar sesión en DocuSign para ver el estado de la firma.
4. Almacena automáticamente documentos firmados
Tan pronto como el documento esté completamente firmado, los documentos firmados se devuelven automáticamente al sistema SAP ERP y se almacenan en un archivo, un repositorio DMS o en el servidor de aplicaciones.
5. Firmas electrónicas calificadas (QES) y autenticación doble-factor
QES es la única firma legalmente equivalente a una firma manuscrita en la UE y se prefiere para casos de uso altamente regulados o transacciones transfronterizas - y se puede solicitar desde el sistema SAP ERP. Adicionalmente, puede utilizar códigos de acceso en SMS para la autenticación doble-factor.
