El entorno en el que se mueven las empresas no ha hecho más que cambiar en los últimos años. En todos los sectores, podría decirse que la única constante es el cambio y que la única certeza es que nada es permanente. Además, aparecen nuevas leyes regulatorias desde el punto de vista de la sostenibilidad y los riesgos, como la reciente aprobación de la ley “Directiva sobre diligencia debida de las empresas en sostenibilidad (CSDDD)” y nuevas normas en la visibilidad de facturas a los proveedores como la ‘Ley Crea y Crece’. Con todo, la implementación de la inteligencia artificial que ha venido a revolucionar la nueva forma en la que trabajamos y junto a la incertidumbre geopolítica mundial en la que vivimos hacen del paradigma actual un entorno sin precedentes para el que hay que estar preparados.
La resiliencia y la sostenibilidad en su crecimiento será lo que distinga a una empresa con ‘un buen año’ de otra que, ejercicio tras ejercicio, se mantiene sólida y aparentemente inmune a los terremotos del mercado. Para lograrlo es imprescindible gestionar los gastos de la empresa con mimo y detalle, y para ello la redefinición de procesos y la transformación digital son piezas muy importantes en el tablero. SAP Ariba, integrado nativamente en el ecosistema digital de SAP, permite obtener en un único sistema una visibilidad completa de los gastos, además de proporcionar flujos de trabajo automatizados. El resultado es un círculo virtuoso: gracias a ese conocimiento profundo y analítico de los gastos de la empresa se logrará tomar mejores decisiones que a su vez permitirán ahorrar costes, mejorar las relaciones con los proveedores y aumentarán la resiliencia y agilidad del negocio.
La importancia del control del gasto
Crecer, y hacerlo de forma sostenible, no implica solo ir aumentando los ingresos, sino apoyarnos en herramientas que favorezcan el análisis y la toma de decisiones para optimizar el gasto. Cuando se mantiene ese control exhaustivo sobre a qué se destina el capital de la empresa, enseguida se hacen patentes los gastos innecesarios para los que se necesita un mayor control dentro de la organización así como los que pueden eficientarse y reducirse. Una gestión estratégica de los gastos permite convertir en ahorro lo que no era imprescindible. Sobre esta base, el crecimiento es más sostenible y estable a lo largo del tiempo.
La mayor parte de las herramientas para gestionar los gastos resultan poco eficientes, ya que no abarcan todas las casuísticas y procesos de compra con flexibilidad. Lograr esa gestión estratégica acaba significando consultar aplicaciones específicas que no están integradas en la plataforma de software que usa la empresa para el resto de sus procesos. Es en este desalineamiento donde las compañías deben realizar un análisis de madurez con el fin de proponer soluciones de transformación integral de la función de compras.
Dentro de las soluciones de transformación digital, SAP Ariba actúa como un acelerador al proporcionar un software centralizado de gestión del gasto. Desde un mismo lugar, se puede gestionar el flujo integral de compras desde la necesidad hasta la gestión de la factura, apoyado en una red de negocio donde se intercambia la información con los proveedores, eliminando comunicaciones y flujos fuera del sistema. Esta centralización potencia una visión completa del proceso de compras con datos fiables y actualizados.
¿Cómo ayuda a las empresas el control del gasto en SAP Ariba?
Tradicionalmente, el departamento de compras que se englobaba como un área puramente administrativa, ahora encuentra su lugar dentro de la estrategia general de una compañía. La transformación digital a la que las empresas se ven sometidas en un proceso de cambio y mejora continuos, implica una redefinición a nivel de procesos de compras en la cual un sistema que soporte todos los escenarios como SAP Ariba es un jugador clave dentro de las actividades de la compañía.
Podemos destacar tres puntos clave dentro de esta transformación digital:
1. Optimizar los procesos operativos y los recursos dentro del área de compras para garantizar que las actividades logísticas y de compras cumplan con los estándares y exigencias del negocio sin retrasar tareas esenciales para el buen funcionamiento de la cadena de suministro.
2. Reducir los gastos innecesarios, reducir el riesgo e identificar oportunidades de ahorro; así como buscar sinergias entre departamentos para hacer negociaciones más
globales y eliminar silos. Esto proporciona a las empresas la información necesaria para continuar avanzando hacia el éxito.
3. Gestionar las relaciones estratégicas con los proveedores. SAP incluye dentro de su portfolio la red de negocios de SAP Business Network que permite fortalecer esas relaciones, siendo esta plataforma de comunicación un único punto de contacto entre proveedor y cliente. Con esto se logra reforzar la transparencia, la eficiencia y la sostenibilidad en las transacciones, desde la licitación hasta el pedido y la factura.
Optimización de los procesos operativos
Sin un modelo operativo (TOM – Target Operating Model) de compras que defina las funciones y agentes encargados de cada tarea, cualquier empresa tiene un reto añadido para ser eficiente. La solución SAP Ariba permite ahondar en el conjunto global de los procesos de transformación mejorando el flujo de información tanto a nivel externo como a nivel interno de la compañía.
A nivel externo, el intercambio de documentos transaccionales, la comunicación y operación entre usuarios internos y proveedores es mucho más eficiente y fluida.
A nivel interno, el sistema es capaz de gestionar las actividades de compra de usuarios ocasionales mediante su funcionalidad de compra guiada.
Reducción de gastos
Una de las grandes ventajas de contar con una solución que centraliza todos los datos relativos a los gastos es que proporciona a las empresas una visión completa de cómo están gastando su dinero, un paso imprescindible en el manejo de cualquier plan de compras. SAP Ariba aporta valor al equipo de gestión de las compras, enfocando su actividad a un poder estratégico. El control del gasto y el aumento de los ahorros son dos de las palancas resultantes de usar SAP Ariba. Si hablamos de aumento de ahorros, la división en taxonomías de gasto acelera este análisis y favorece la toma de decisiones. Si nos referimos al control de gasto, la implementación de flujos de aprobación permiten añadir puntos de control, buscar precios más competitivos e incluso la agregación de la demanda de distintas áreas.
Gestión de las relaciones estratégicas
Una de esas actividades de crecimiento estratégicas es esta: fortalecer las relaciones de la empresa con proveedores y clientes, algo que tendrá un impacto positivo en sus finanzas. En este sentido, la solución de gestión del ciclo de vida del proveedor (SAP Ariba SLP) y la red de proveedores SAP Business Network juegan un papel fundamental. A través de la gestión del ciclo de vida del proveedor, se monitorizan las actividades del proveedor en la empresa, tales como el onboarding, la homologación y la evaluación de riesgos.
La plataforma SAP Business Network actúa como único punto de contacto con los proveedores, mejorando la agilidad y la transparencia en la comunicación.. Tras el alta de un proveedor mediante un cuestionario básico, el proveedor podrá cumplimentar los cuestionarios de cliente, participar en licitaciones, negociar contratos y gestionar todo el proceso de compra operativa desde la recepción del pedido hasta la gestión de la factura
Conclusiones
Las funcionalidades detalladas a lo largo del artículo permiten dar un paso de gigante en el control de gastos e impulsan la función de compras a un nivel más avanzado y profesional. A través de una herramienta como SAP Ariba, podemos contribuir al crecimiento sostenible de la empresa, obteniendo información completa y en profundidad de los gastos y generando mejores relaciones con los proveedores entre otros.
Para acompañar en esta transformación estratégica de la función de Compras y desbloquear todo este potencial, el equipo de oneProcurement de NTTDATA cuenta con una metodología con una visión única de transformación integral de todos los procesos relacionados con el departamento de Compra y sus relaciones con otras áreas de la compañía.
