Blanc and Fischer E.G.O. armoniza FI-CO en un enfoque SDT a S/4HANA con participación de cbs España

Autor: Moisés Arredondo – cbs Manager | Ariadna Fuentes i Romeu – Consultant

Fuente de las imágenes: Blanc & Fischer

El cliente

El grupo Blanc & Fischer - E.G.O es uno de los principales productores mundiales de tecnología, componentes y productos para electrodomésticos. Además de productos para electrodomésticos, E.G.O. también fabrica componentes, sistemas y tecnologías para la restauración, los servicios a edificios, la automoción y otras aplicaciones. Fundada en 1925 en Alemania, está representada actualmente por numerosas empresas asociadas en más de 19 países en el mundo. En el ejercicio 2022, la empresa generó unas ventas de alrededor de 699€ millones de euros con unos 5.300 empleados y con más de 1070 patentes creadas.

Objetivo

El enfoque moderno en IT es el factor clave para lograr los siguientes objetivos ambiciosos. Como ocurre y ocurrirá con todas las empresas que estén en un sistema ERP, el objetivo a corto/largo plazo es la migración a S/4 HANA. Para Blanc & Fischer E.G.O Group: su objetivo principal con la nueva arquitectura del sistema constituirá la base de numerosas innovaciones. Esto permitirá procesos empresariales digitales en toda la línea de negocio, una organización estandarizada globalmente, estructuras uniformes y datos armonizados en todas las áreas de la empresa y un enfoque técnico integral coherente en estándares SAP.

El alcance del proyecto cubrió estas áreas:

• Implementación técnica del new GL, implementación de la contabilización paralela, implementación de moneda de grupo, remuneración de sociedades FI, implementación del desglose de documento (document splitting).

• Reorganización de centros de beneficio.

• Armonización y creación de un nuevo plan de cuentas.

• Implementación de la nueva contabilidad de activos fijos con la nueva contabilidad paralela, creación de nuevas áreas de valoración y la definición de cómo las áreas de valoración se contabilizan en el libro mayor, seguros.

• Harmonización de los procesos de los métodos de pago y la determinación de cuentas, además de la reducción de soluciones Z con la implementación de SAP Standard.

• La implementación de la solución de la gestión de efectivo (Cash Management), y los nuevos procesos para el mantenimiento de los datos maestros bancarios (con la app FIORI requeridas).

• Implementación del análisis de márgenes (basado en la cuenta de resultados), y el método de precio de coste (COGS).

• Harmonización de los datos maestros en CO (Órdenes, Elementos de coste, Centros de Coste).

• Armonización de Versiones, ciclos, esquemas de imputación.

• Implementación de la derivación de centros de beneficio y segmentos aplicados incluso al histórico de documentos dentro del alcance del proyecto.

• Introducción e implementación de los cambios con referencia al ledger de materiales (los nuevos elementos de coste, el nuevo plan de cuentas…) así como también la implementación de la valoración de grupo, separación del método de precio de coste (COGS) y la estructura de componentes de coste.

• Introducción a áreas funcionales.

• Se ha cambiado el nivel dentro de la Gestión de lotes (Batch management), pasando de una clave compuesta por número de material + planta dependiente + número de lote a simplemente el número de material + número de lote sin dependencia de la planta.

• Armonización clientes y proveedores e integración de Business Partners.

• Reducción de las tablas de gestión de inventarios a MATDOC.

• Incrementación del número de caracteres en el número de material de 18 a 40.

Situación Inicial

E.G.O tenía un ECC clásico, un plan de cuentas antiguo; cuentas de mayor y elementos de coste por separado, por lo que con el cambio a S/4 HANA estos elementos de coste pasan a ser cuentas de mayor y a seguir su lógica. Además, para mostrar diferentes principios contables se utilizaba la solución de contabilidad de cuentas. Desde el punto de vista logístico se han armonizado los clientes y proveedores para integrarlos a los roles de Business Partners, necesarios en S/4HANA.

Como ocurre con muchas empresas que usan SAP, se debió determinar la hoja de ruta hacia S/4 HANA para sus necesidades individuales y cuáles eran los datos relevantes que querían llevar a S4. En el caso del grupo E.G.O decidieron que querían pasar a S/4 con los últimos dos años fiscales y 21 sociedades FI con sus correspondientes unidades organizativas.

Después de evaluar todas las soluciones posibles, E.G.O decidió pasar directamente a S/4 HANA con un enfoque de migración de Transición Selectiva de Datos (SDT) que combina la conversión técnica más los cambios requeridos en la preparación a S/4 HANA (como la implementación del New GL, la introducción a la nueva contabilidad de activos, el cambio de la Solución para cuentas a la solución para ledgers...).

La ventaja de este enfoque está al alcance de la mano: la duración total del proyecto es más corta y las pruebas del usuario clave se reducen a la mitad, ya que solo se planifica un proyecto iniciado.

El proyecto

En enero de 2022 comenzamos los contactos con Blanc and Fischer – E.G.O Group sobre un posible proyecto de migración a S/4 HANA y ahora, menos de 30 meses después están trabajando en S/4 sin incidencias. Nos entregaron el sistema un viernes a las 4 de la tarde y el lunes a las 6 de la mañana ya estaban trabajando desde China en S/4 HANA. El proyecto fue todo un éxito en todos los sentidos. La migración tardó 45h.

En términos de aplicación financiera, el cliente pudo dar un paso firme en la dirección correcta, manteniendo la carga de trabajo en unos límites más que aceptables. Si nos fijamos en la evolución de los productos ofrecidos y esperados, queda claro cuán grande fue este paso en realidad.

El proyecto incluyó una fase de test unitarios en que los consultores de cbs tanto funcionales como técnicos testearon todos los objetos de negocio en el software especializado para transformaciones empresariales Enterprise Transformer®, para seguir posteriormente con dos test de integración donde se ejecutó la transformación de toda el área de FI-CO de manera holística, consistente y auditable. Finalmente, un test de aceptación de usuario (UAT) previo al arranque permitió cumplir con todos los requisitos del cliente.

La ventana de arranque era de 45h y el tiempo previsto para entrega del sistema era de 50h. Aunque, la migración propiamente duró 35h gracias al buen trabajo en mejora de performance realizado durante los tests de integración, y las validaciones tanto de los funcionales de cbs como los consultores de E.G.O Group fueron de 10h lo que implicó una reducción de 5h respecto al tiempo de entrega estimado. La migración implicó la importación de 6.8 mil millones de registros en tablas SAP.

Este proyecto ha sido ejecutado por nuestro equipo de Consultores Funcionales desde Alemania y nuestro equipo de System Landscape Transformation de Barcelona, Madrid y Heidelberg.

Estamos muy orgullosos de haber acompañado a E.G.O GROUP en este camino a SAP S/4HANA.

“¡Enhorabuena por el éxito de la implantación de S/4! Ha sido un esfuerzo de equipo global que a alguien le costará repetir. No sólo hemos implantado S/4, sino que la calidad de nuestro sistema es extraordinaria. Habéis hecho un trabajo increíble y deberíais estar muy orgullosos de vosotros mismos. Nosotros también lo estamos”.

Responsable de diseño y migración global de S/4. Blanc und Fischer E.G.O.

Para más información:

cbs Corporate Business Solutions

Consulting Excellence for Global Market Leaders