En los últimos meses, las empresas están intensificando sus esfuerzos para anticipar los requisitos que impone la Ley Crea y Crece (LCyC), cuya derivada principal es la obligatoriedad de la facturación electrónica en el ámbito B2B a partir, previsiblemente, de 2026.
Frente a esta nueva realidad, las organizaciones que ya operan con sistemas SAP están evaluando estrategias para adaptar sus procesos de adquisición y gestión de la factura, especialmente la recibida. En este contexto, Inetum, con su vasta experiencia en soluciones SAP y procesos de facturación, juega un papel fundamental al proporcionar las herramientas, best practices y orientación necesarias para una transición fluida hacia la digitalización completa.
Una de las primeras acciones que las empresas deben abordar es comprender los nuevos requisitos establecidos por la futura nueva Ley, más el contexto fiscal existente, y analizar su situación actual en cuanto a remisión de información fiscal y recepción/emisión de facturas. Este proceso incluye, no sólo la transición de facturas en formato manual o PDF a formatos electrónicos, sino también la integración con la futura plataforma pública o privada que gestionará las facturas electrónicas.
A diferencia de anteriores proyectos como el del SII, esta vez el foco principal debe centrarse en la fase de análisis y reingeniería de los procesos funcionales y técnicos para tener un mapa de soluciones que puede adoptarse, de forma gradual, en función del calendario, ambición y presupuesto de cada uno. Esto es así porque, a priori, aunque satisfacer los requerimientos de la nueva Ley no es especialmente complejo, aprovechar la Ley para reorganizar los flujos internos relacionados con la compra sí que lo es. Y esta Ley es la oportunidad o la excusa perfecta para esta reorganización de la compra dado que cuanto más inviertas en la fase de adquisición, más fácil y más beneficios tendrás en la fase de factura.
Ante escenarios donde hay una gran diversidad de sistemas emisores y receptores de facturas dentro de la misma empresa, muchas están apostando por soluciones integrales que centralicen todos los canales de recepción de facturas, independientemente del backend/s utilizado/s, ya sean estos SAP o de otra tecnología. Se centraliza en una herramienta SAP única, como la Consola de Facturas Inetum. Esto les permite gestionar la transición de manera más ordenada y que la gestión del cambio por parte del gestor / administrativo sea mínimo.
Actualmente, muchas empresas están llevando a cabo una reingeniería funcional de sus procesos, centrada en mejorar los flujos de trabajo asociados al procurement, como la aprobación de compras y la tramitación de un workflow facturas. Esto implica no solo la correcta digitalización de los documentos de pedido, albarán y factura, sino también la
idoneidad de introducir ciertos datos adicionales, para que luego en “tiempo de factura” se facilite su tramitación; como el número de pedido o albarán, el concepto de descuento o cargos, o incluso la inclusión de datos específicos (como el consumo de energía o la matrícula de un vehículo). Además, la integración de estos datos facilitadores con otros sistemas externos, como los servicios del catastro nacional, las bases de datos VIES o los certificados de obra de la UCAE, por ejemplo, se perfilan como una comodidad aún mayor en la validación de la factura. Al fin y al cabo, el Santo Grial perseguido es la automatización máxima de los procesos de contabilización y conciliación de facturas.
Por otro lado, desde un enfoque técnico, las empresas están adaptando sus plataformas y procesos de integración para garantizar la correcta recepción y almacenamiento de las facturas electrónicas, utilizando interfaces que faciliten su gestión en bases de datos o gestores documentales como los basados en el veterano protocolo Archivelink o en el más moderno DMS/CMIS de almacenamiento en la nube.
En estos momentos ciertas empresas ya están realizando soluciones transitorias a la Ley como el uso voluntario de la FacturaE, del EDIFACT, del IDOC INVOIC02, del uso (efímero) de un OCR o de la implementación de plataformas de facturación electrónica que la empresa ya dispusiera o quisiera disponer ahora por primera vez. Inetum, también con experiencia en integración de sistemas, es clave para guiar a las empresas en este proceso de centralización, asegurando que todos los procesos sean compatibles con los nuevos desafíos.
