Cualquier empresa que quiera llevar a cabo un proceso ambicioso de transformación digital debe, en primer lugar, actualizar su plataforma tecnológica. Pasar a SAP S/4HANA es la decisión más lógica si el objetivo es no solo aumentar la eficiencia y el rendimiento, sino también mejorar la gestión general de las operaciones, optimizar toda una serie de procesos y aprovecharse de verdad de lo que la IA y la analítica avanzada pueden conseguir.
SEAT, S.A., la marca automovilística española, se encontraba en este punto cuando contactó con NTT DATA. Buscaban, en particular, la conversión de sus sistemas de logística (SLx y Gex) a SAP S/4HANA utilizando el método brownfield, es decir, conservando e integrando algunos aspectos del sistema anterior en vez de hacer una sustitución completa. La situación y el objetivo buscados planteaban una serie de retos.
En primer lugar, había que garantizar la compatibilidad técnica, asegurarse de que la versión del sistema ECC de la que se partía permitiera la conversión a S/4HANA. Otro de los requerimientos para ese paso de la logística de SEAT, S.A. a S/4HANA era la preservación de las personalizaciones. Con el enfoque brownfield es posible conservarlas, pero no siempre son todas compatibles con S/4HANA y a veces requieren ajustes o alguna reconfiguración. Adaptar todas las personalizaciones de forma satisfactoria sin que la actividad del negocio se vea afectada es especialmente delicado cuando el volumen es tan alto. Además, para evitar transferir las ineficiencias del sistema anterior (o amplificarlas al cambiar a S/4HANA), se llevó a cabo un exhaustivo análisis previo del ECC anterior detectando esos puntos críticos.
Además, como en cualquier otra migración, especialmente cuando esta es ambiciosa, otro de los grandes retos fue intentar reducir al mínimo las interrupciones al negocio. Para ello, se apostó por una planificación minuciosa, adaptando los inevitables tiempos de downtime del sistema a las paradas ya planificadas de la fábrica.
Pero los retos no acabaron una vez que la migración a S/4HANA estuvo hecha. Tras esa fase, vino una de pruebas que es crucial para el éxito de la conversión y que además en S/4HANA requiere validar el sistema completo, personalizaciones y estándar SAP incluidos. Además, como es lógico, hubo que formar también a la plantilla, ya que ellos serán los usuarios y deben acostumbrarse a y entender los cambios que se producirán en sus rutinas.
En la solución que aportó NTT DATA para llevar a cabo la conversión sin que ninguno de estos retos supusiera un impedimento se incluyó la realización de una serie de acciones previas que prepararon el sistema y minimizaron los riesgos en la puesta en producción. Primero, se revisó de forma conjunta la utilización de todos los programas y funciones no estándar, con el objetivo de eliminar los que ya no estaban un uso. De este modo, se redujo el tamaño de la base de datos y del número de objetos a los que había que remediar el código para su conversión.
Otra de estas acciones previas fue la conversión a Business Partner, una tarea obligatoria para pasarse a S/4HANA. Como es un proceso que puede demorarse en el tiempo si se encuentra algún error complejo, se optó por una adopción meses antes de la migración para evitar retrasos en la planificación general del proyecto.
Por último, se llevó a cabo también la conversión a Unicode, otro de los requisitos para el cambio a S/4HANA. Es algo que se puede hacer de forma simultánea a la conversión, pero hace que el tiempo de paro de la fábrica por inactividad del sistema sea más largo. Al hacerlo antes, se evitó alargar ese downtime de forma innecesaria (e inasequible).
Resultados y próximos pasos
SEAT, S.A. escogió a NTT DATA para este ambicioso proyecto por su experiencia y por su equipo especializado en S/4HANA, además de por las metodologías y herramientas (propias, de SAP y de terceros) que utilizan, los costos ajustados que permite su modelo y el soporte integral y continuo que ofrecen. Los resultados muestran que se trató de una buena elección.
La transición fue fluida y no provocó interrupciones significativas en el día a día de la empresa, algo que es siempre un riesgo cuando se acometen tareas de esta envergadura. La planificación sirvió para que la indisponibilidad del sistema fuera la mínima y no hubiera errores graves en la puesta en marcha.
Otro miedo que a veces tienen las empresas al plantearse si contar con un partner que ayude en la transición es el tiempo que les tendrán que dedicar. Gracias a la colaboración eficiente y puntual en las tareas previamente acordadas por NTT DATA y el equipo de Negocio de SEAT, S.A., estos últimos pudieron continuar centrados en las actividades estratégicas de la empresa que forman su día a día. Como resultado, SEAT, S.A. llegó al otro lado de la conversión con una nueva infraestructura tecnológica modernizada y sin haber sufrido muchas disrupciones en su actividad.
Esta conversión, sin embargo, no es el final del camino, sino el principio de otro lleno de posibilidades. Gracias a S/4HANA, SEAT, S.A. puede ahora integrar soluciones avanzadas de SAP para modernizar su cadena de suministro o planificar recursos empresariales, optimizando así toda su logística, volviéndose más ágil ante las necesidades del mercado y tomando mejores decisiones. Además, están mucho más preparados para otras innovaciones como la automatización mediante robótica o la introducción de tecnologías de Internet de las Cosas (IoT). En un mercado en constante evolución, SEAT, S.A. está ahora mejor posicionada para hacer frente al futuro.
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