I. ¿Qué son las autorizaciones en MDG SAP?
En el contexto de SAP MDG, las autorizaciones controlan quién puede visualizar, crear, modificar, aprobar o rechazar cambios de datos maestros a través del flujo de trabajo. Esto es esencial para asegurar la calidad, trazabilidad y cumplimiento normativo en la gestión de datos maestros.
II. Componentes clave de las autorizaciones en MDS / MDG
1. Autorizaciones basadas en roles (PFCG)
Al igual que en otros sistemas ABAP, SAP utiliza roles de seguridad para definir las acciones permitidas a cada usuario: visualizar, crear, editar o aprobar datos. Estos roles se configuran mediante la transacción PFCG (generador de perfiles) y se asignan a los usuarios a través de herramientas estándar como SU01.
2. Autorizaciones a nivel de entidad o dominio
Permiten restringir el acceso a tipos específicos de datos maestros, como proveedores (BP_VENDOR), clientes (BP_CUSTOMER), materiales (MATNR) o datos financieros (centros de coste, cuentas contables, etc.). Para ello, se utilizan objetos de autorización como USMD_MODEL, USMD_ENTITY y USMD_FIELD.
3. Autorizaciones de flujo de trabajo (Workflow)
Determinan qué usuarios pueden ejecutar acciones dentro de los procesos de aprobación de datos maestros, como crear solicitudes, editar información o aprobar/rechazar cambios. Estas autorizaciones se configuran mediante BRF+ (Business Rules Framework) o directamente en los flujos de trabajo del sistema.
4. Contexto organizacional
Las autorizaciones también pueden limitarse por elementos organizativos, como centro, sociedad o país. Por ejemplo, un usuario podría tener permisos para editar materiales solo en la planta 1000, pero no en otras.
III. Recomendaciones prácticas
- Separación de funciones (SoD): Se recomienda evitar que una misma persona tenga permisos que, en combinación, resulten un riesgo, como crear y aprobar sus propios registros. En este sentido, conviene no olvidar que los roles deben adaptarse a las etapas del ciclo de vida del dato; creación, modificación, extensión, archivado y borrado.
- Roles específicos por dominio: Resulta más seguro y ordenado asignar roles por tipo de dato maestro (proveedores, materiales, clientes) en lugar de usar roles genéricos.
- Auditoría y trazabilidad: es fundamental revisar y documentar accesos de forma periódica, especialmente en contextos auditables o regulados.
En ocasiones, los equipos de proyecto subestiman la carga de trabajo que implica la definición de un concepto de autorizaciones en MDG. A diferencia de otras soluciones SAP, aquí las autorizaciones deben alinearse no solo con estructuras organizativas, sino también con los flujos de aprobación de datos.
Puede ser útil tomar como referencia elementos de conceptos ya implementados en otras áreas (como finanzas o logística) para agilizar el diseño inicial de roles. Por ejemplo, la nomenclatura de roles empleada en otros sistemas, suponiendo que cumpla criterios de calidad actuales, puede “reutilizarse”, aplicándose (en parte) a los futuros roles del sistema MDG.
IV. Conclusión
La inclusión de SAP MDG en RISE with SAP es una excelente noticia para las organizaciones que buscan mejorar la calidad de sus datos sin costes adicionales y con menor complejidad técnica. Su adopción transforma la gestión de datos maestros en una capacidad estratégica clave para la evolución digital del negocio.
Como toda solución estratégica, su implementación debe ir más allá de lo técnico. Una correcta definición de autorizaciones no solo garantiza seguridad y cumplimiento, sino que también habilita flujos de trabajo colaborativos, eficientes y auditables, sentando así las bases de un modelo de datos sólido para el futuro.
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