Como elegir la mejor estrategia para llevar nuestra organización al siguiente nivel con SAP S/4HANA

La transformación digital es un imperativo para las empresas que buscan mantenerse competitivas en un entorno de negocios en constante evolución. SAP S/4HANA se ha convertido en la plataforma de referencia para la modernización de los sistemas ERP, proporcionando mejoras significativas en rendimiento, eficiencia y toma de decisiones. Sin embargo, la migración a S/4HANA requiere una preparación exhaustiva, especialmente en lo que respecta a la conversión de datos financieros.

De aquí se advierte esta disyuntiva, ¿Cómo encarar un proyecto de tal envergadura? ¿La estrategia de negocio, el roadmap permite asumir un SDT (Transformación Selectiva de Datos) de complejidad alta? O es mejor distribuir los esfuerzos a lo largo del tiempo, alinear procesos internos antes de hacer la transición a S/4HANA?

cbs Transformation Consulting es un aliado estratégico en este proceso, ayudando a las empresas a realizar proyectos de conversión a New G/L y ONE Finance como un paso previo fundamental antes de la migración a S/4HANA. Este artículo explora las ventajas de estos proyectos y su impacto positivo en la transición hacia un entorno SAP moderno y optimizado.

¿Que es un proyecto ONE FINANCE?

ONE Finance, nos permite integrar todos estos temas en un solo proyecto:

• Armonización de planes de cuentas
• Activación de New G/L
• Cambios en estructuras organizativas
• Implementación / Reestructuración centros de beneficio 
• Habilitar reportes en tiempo real
• Transformación de sociedades de control
• Integración de bases de datos separadas
• Implementación de reportes a nivel de segmento
• Modificar valoración principal (Local GAAP a IRFS)
• Estandarización de COPA
• Actualizar / Armonizar contabilidad de activos fijos
• Armonización de Datos Maestros
• Transformación mínimamente invasiva a todos los datos históricos si es necesarios.

Actualizar a New G/L?

Ante la pregunta: ¿Tengo que activar new G/L antes de S/4HANA o no? Para todos aquellos que están pensando en S/4HANA o tienen que pensar en ello: El cambio de Classic G/L a New G/L técnicamente puede tener lugar como parte de la conversión del sistema - pero sólo en términos puramente técnicos. Las ventajas reales que ofrece -como la contabilidad en libros paralelos- no se incluyen automáticamente.

Sin embargo, tiene la opción de activar el document Split en el Customizing después de la conversión a S/4. Por lo tanto, si usted dice: «Quiero el document split, necesito balances por centro de beneficios», esto se puede activar retrospectivamente en S/4, pero sólo si New G/L estaba técnicamente activo de antemano. Y aquí se impone una larga lista de restricciones. Por lo tanto, surge la pregunta: ¿no debería darse este paso de antemano?

Lo mismo se aplica a la contabilidad de libros paralela. Una conversión estándar del sistema SAP no puede hacerlo. Se pueden añadir libros adicionales más adelante, pero si se convierte técnicamente al Nuevo libro mayor, de momento sólo se dispone de una solución de libro mayor único, con todas las contabilizaciones exactamente en este único libro mayor. Esto significa que sigue existiendo la clásica «solución de cuentas Mickey Mouse».

Sin embargo, en cbs tenemos la opción de realizar este cambio a posteriori en S/4HANA con soluciones “out-of-the-box”. Esto requiere una transformación adicional del sistema.

¿Cómo puede lograrse una transformación sin problemas? Opciones de proyectos

Hay varias formas de lograr una transición satisfactoria a ONE Finance: la elección depende de la situación de cada cliente y del momento.

   1. Conversión a New G/L y ONE Finance antes de ir a S/4HANA

Una de ellas es la introducción de new G/L, solución de contabilidad de libros paralela y armonización de los procesos en el sistema ECC existente. Esto implica dos pasos (proyectos) principales de conversión: Conversión dentro de ECC y, posteriormente, migración del sistema a S/4HANA.

Por regla general, se permanece dentro de un sistema, aunque también es posible realizarlo entre sistemas. Hoy se plantea la cuestión de si este enfoque sigue siendo óptimo. ¿Por qué? El mantenimiento de ECC por parte de SAP expira en 2025, con una prórroga hasta 2030 como muy tarde. Sin embargo, esto también significa que, si sigue trabajando con ECC en la actualidad, tendrá que gestionar dos grandes proyectos en un breve periodo de tiempo, lo que puede plantear considerables retos relacionados con los recursos.

   2. SDT a S/4 HANA y ONE Finance en un mismo proyecto

En los últimos años, con la introducción de S/4HANA, se ha favorecido a menudo la migración en un solo paso. Esto implica la conversión a New G/L, solución de libros paralelos y armonización de datos directamente durante la migración de ECC a S/4HANA, todo en un solo paso.

Un punto clave aquí es que las estructuras de datos de ECC se transfieren a las estructuras de S/4HANA. Hay que tener en cuenta que se trata de sistemas diferentes, por lo que el sistema original puede seguir existiendo con datos históricos. Las fusiones de sistemas también son fácilmente posibles con este enfoque.

Muchos de nuestros proyectos de gran éxito se han realizado utilizando este enfoque de transformación. Aquí apenas tenemos limitaciones, ya que utilizamos el enfoque de Transición Selectiva de Datos. También podemos proceder de forma selectiva e incluir sólo determinadas

sociedades o períodos de tiempo en el nuevo sistema. Un proyecto SDT de este tipo, ahorra pre o post proyectos, y puede suponer un ahorro un coste del 50%.

   3. ONE Finance después de migrar a S/4 HANA

Para los clientes que todavía están en un Enhancement Package en ECC (de 0 a 5), o que ya han llevado a cabo una conversión técnica a S/4HANA sin convertir el contenido, hay otro enfoque. Primero se lleva a cabo una conversión puramente técnica a S/4HANA -si sigue siendo necesaria- sin utilizar directamente las nuevas funciones. Esto significa que la Contabilidad Financiera permanece en el Classic G/L. El cambio de contenido real a ONE Finanzas sólo se realiza entonces directamente en S/4HANA después de la migración técnica.

Recomendamos este enfoque, especialmente para los clientes que aún no están en S/4HANA y todavía tienen un enhancement package antiguo en ECC. En este caso, es más fácil ejecutar una sola conversión y luego concentrarse en convertir el contenido de los datos en un segundo proyecto. Para los clientes que ya han realizado una conversión y posteriormente se han dado cuenta de que no están aprovechando las posibilidades de S/4HANA, la introducción posterior de ONE Finance en S/4HANA también es posible con este enfoque.

Conclusión

La conversión a SAP New GL y la implementación de ONE Finance son pasos fundamentales para garantizar una migración sin mayores contratiempos y exitosa a S/4HANA. La elección de la estrategia depende de las necesidades de la empresa y del momento en que se encuentran. En un entorno empresarial cada vez más digital y competitivo, la preparación adecuada marca la diferencia entre el éxito y el fracaso en la transición hacia un ERP de nueva generación.

Para más información:
cbs Corporate Business Solutions

Consulting Excellence for Global Market Leaders