La gestión del ciclo de vida del proveedor está tomando cada vez más protagonismo dentro de la estrategia de las empresas. La mejora de la calidad de los bienes y servicios no se debe tratar únicamente de manera interna dentro de la compañía sino con la ayuda de los proveedores. Relaciones duraderas y de confianza con los proveedores ayudarán a optimizar los gastos, ahorrar en costes, mejorar la rentabilidad y evitar interrupciones en la cadena de suministro. Todo esto va a permitir mejorar la competitividad y reducir los riesgos en esta época de constante incertidumbre y tensión tanto geopolítica como comercial.
Nuestro enfoque, siguiendo la metodología OneProcurement, ofrece una visión no solo tecnológica sino poniendo foco en las seis dimensiones dentro de una transformación integral: Organización, Procesos, Tecnología, Personas, Control de Gestión y Resultados con el objetivo de buscar la excelencia en la gestión del proveedor en todos los ámbitos.
Buscando la excelencia en la gestión con los proveedores
Desde OneProcurement ayudamos a las empresas a potenciar esta relación con los proveedores y nos apoyamos en metodología propia, herramientas y aceleradores que en base a nuestra experiencia han ayudado a nuestros clientes a desarrollar y encontrar la excelencia en esta gestión, proporcionando un retorno de la inversión ROI positivo y sólido.
Compartimos algunas de las iniciativas y programas para alcanzar un alto grado de madurez en la gestión con el proveedor:
- Evaluación de la curva de madurez en la gestión de proveedores
No basta solo con elegir una herramienta tecnológica que tenga la capacidad de realizar esta gestión, sino que es necesario abordar anteriormente un análisis del punto en el que se encuentra la compañía en materia de gestión de proveedor y en materia de riesgos.
El punto de partida debería ser la evaluación de la situación actual de la gestión del proveedor, lo que permitirá identificar las fortalezas y puntos de dolor y mejora y a partir de aquí medir la brecha existente entre la evaluación realizada y los requerimientos tanto del cliente como los requerimientos normativos.
Para llevar a cabo esta auditoría de creencias y establecer la madurez de la compañía en las áreas a evaluar, se establece un nivel de madurez desde inicial a optimizado y se compara con la situación de empresas similares en el mercado y con los requerimientos para ser compliance con la regulación.
A partir de esta evaluación, se definirá un modelo aspiracional y un roadmap de iniciativas que se convertirá en una meta estratégica para el área de compras y la compañía. Estas iniciativas pueden ser de implementación rápida (quick wins), mejoras en la operativa y en el proceso o bien mejoras a la hora de implantar una nueva herramienta tecnológica que sirva como palanca de cambio para soportar y acelerar los procesos definidos.
- Centro de excelencia al proveedor
La experiencia de cara al proveedor debe ser única. Los departamentos de las compañías trabajan en silos y en la mayoría de ocasiones el proveedor tiene que darse de alta en distintas plataformas y el contacto con el proveedor nunca se realiza desde un único punto. El centro de excelencia al proveedor pretende dar una experiencia única al proveedor sin depender su tipología o su actividad. A nivel tecnológico, debería contar con una plataforma única en la cual a partir de un único acceso pueda navegar a las distintas plataformas del cliente. A nivel de proceso, se debe definir un proceso alineado con los procedimientos internos de la compañía, haciendo partícipes también a los usuarios internos que tienen contacto con el proveedor. A nivel de soporte y ayuda al proveedor, se debe establecer un canal de capacitación y formación a los proveedores así como un canal de comunicación a la hora de poder contactar y gestionar incidencias. Todas las dimensiones del tratamiento del proveedor deben estar alineadas por parte de un equipo de gestión del cambio, que pueda dar directrices claras a los proveedores y mejorar la experiencia de manera continuada.
La tecnología es un gran aliado a la hora de ahorrar tiempo en aquellas tareas administrativas y repetitivas que tienen a los equipos ocupados la gran mayoría de su tiempo. Algunas de las implementaciones que hemos realizado recientemente y que han aportado un gran retorno en cuanto a beneficios a la compañía son:
- Utilización de un Chatbot basado en inteligencia artificial a partir del cual se puedan resolver las consultas del proveedor. Se puede realizar un chatbot a partir de documentación generada para navegar en las plataformas o contestar a las dudas más frecuentes, pero también se pueden realizar tareas más sofisticadas como consultas a las facturas o pagos pendientes, consultas de pedidos, etc.
- Sistema de validación de documentos basado en inteligencia artificial. En ocasiones, es necesario para el registro y homologación de proveedores pedir documentación al proveedor para completar el proceso. En general, los equipos invierten mucho tiempo en revisar certificados estandarizados. La idea de estos desarrollos es establecer validaciones automáticas y poder validar o rechazar directamente con el proveedor sin necesidad de intervención humana.
