Uno de los procesos más delicados de cualquier empresa es el de facturación. Es ahí, al fin y al cabo, cuando se formaliza el final del producto o servicio ofrecido para poder cobrar el precio establecido previamente. Hacerlo bien requiere que multitud de tareas y subprocesos funcionen a la perfección: que no haya errores en las cantidades o en los datos, hacer un seguimiento de fechas estricto, asegurarse de que las transacciones se hacen de forma segura, y registrar y contabilizar bien cada factura para que todo se ajuste perfectamente a la regulación tributaria y no haya sorpresas a la hora de presentar declaraciones.
Todo esto significa, por un lado, que el proceso de facturación suele funcionar ya con eficiencia en las empresas: hay rutinas establecidas y un engranaje bien engrasado que, salvo excepciones, no da problemas. Por otro lado, esa aparente fluidez hace que en ocasiones las empresas se aferren a lo que están haciendo ya en ese departamento y no contemplen cómo podrían mejorar gracias a distintos avances tecnológicos. Sin embargo, precisamente por esas características (rutina y minuciosidad), el potencial de mejora al implementar soluciones de automatización o inteligencia artificial es enorme.
Pero la razón por la que muchas empresas no se deciden a mejorar esta y otras rutinas no es siempre el miedo al cambio o el desconocimiento acerca de lo que se podría conseguir. Con frecuencia, el freno principal a la hora de implementar nuevas soluciones para procesos ya en marcha o iniciativas que quieren adoptar es, simplemente, el no saber por dónde empezar. Esto es lo que lleva a algunas organizaciones a buscar un partner experto como NTT DATA que las oriente y acompañe en el cambio.
SAP BRIM para optimizar la facturación en marketplaces
Aunque cada compañía y cada caso es diferente, sí hay algunas tendencias comunes en lo que buscan cuando se ponen en contacto con nosotros. Una de ellas es que suelen querer una propuesta que se desarrolle en base a una solución escalable, es decir, que permita ser adaptada (escalada) a otros procesos de negocio similares de forma rápida y sencilla, sin tener que iniciarlo todo desde cero. Otro requisito frecuente es el de la automatización: que las tareas rutinarias y subprocesos que se puedan automatizar lo hagan, agilizando y acelerando la secuencia de pasos y, de paso, reduciendo los errores al mínimo.
Un ejemplo que ayudará a comprender mejor qué significa todo esto en la práctica es el caso de una gran empresa de automoción que se puso en contacto con nosotros con un objetivo: iban a lanzar un marketplace en el que venderían merchandising de la marca y querían implementar un proceso de facturación para el uso que los proveedores realizarían de la plataforma. Por supuesto, buscaban una solución escalable y alcanzar el mayor grado de automatización posible. En NTT DATA nos pusimos manos a la obra poniendo en marcha nuestro método de trabajo habitual: tras un análisis en profundidad de la situación de la empresa, de sus necesidades y de sus requisitos, propusimos una solución personalizada que, tras ser aprobada, ayudamos a implementar.
La solución propuesta fue una basada en SAP BRIM (Billling and Revenue Innovation Management) que da respuesta a todas las peticiones y necesidades del cliente: la facturación simplificada y el cobro/compensación se realizan a través de FI-CA (Financial Contract Accounting), uno de los módulos de BRIM, que es además especialmente recomendable para empresas que procesen un número muy alto de facturas. La compañía de automoción quería también una solución que permitiese la conciliación bancaria y factura de canje, algo que se resuelve con FI GL (General Ledger, el libro mayor de SAP). Esta herramienta no forma parte de BRIM, pero, al pertenecer a su mismo universo (SAP), su integración es sencilla y nativa. Por último, instalamos los mecanismos de control y seguimiento que son imprescindibles para poder funcionar con la tranquilidad de que todo está en orden y que, si algo falla, será detectado a tiempo para poder ser solucionado con consecuencias mínimas.
Introducir cambios o novedades tan grandes como este supone siempre un reto y un riesgo. Afortunadamente, los resultados y beneficios no tardaron en hacerse notar. Gracias a la automatización y simplificación de todo el procedimiento de facturación a proveedores de los fees que se derivan de las transacciones de la página web de merchandising, se liberaron recursos: las personas que se ocupaban de esta rutinaria y minuciosa tarea pueden ahora dedicar más tiempo a las partes más reflexivas y creativas de su trabajo. Por otra parte, la escalabilidad de la solución es también una apuesta de futuro: abre la puerta a usar SAP BRIM en otros procesos, como por ejemplo la facturación y cobro a clientes cuando compren productos de merchandising a través del marketplace.
Por qué NTT DATA: especialistas en SAP
Con casi medio millón de clientes, SAP es el proveedor de soluciones de software empresarial líder en el mundo. Sin embargo, la extensión y complejidad de su universo hacen que, para sacarle de verdad todo el partido posible, sea muy recomendable contar con un partner que pueda guiar y acompañar en el proceso. Si ese partner es, además, especialista en SAP y lleva décadas ayudando a grandes compañías, nacionales y multinacionales, y de sectores diferentes, a configurar y combinar las distintas soluciones para dar con el diseño perfecto para la empresa en cuestión, la garantía de éxito es elevada.
Ese partner es NTT DATA, gracias a un equipo de más de cien consultores con experiencia en SAP y un conocimiento especializado de las distintas soluciones de la firma de software. Para la parte financiera, que es la que hemos tratado aquí tenemos 22 consultores BRIM y 14 consultores FI-CA. «SAP es muy complicado» ya no vale como excusa. Con NTT DATA, situarse en vanguardia es más fácil que nunca.
Miquel Pericas Castarlenas: SAP Delivery Manager en NTT DATA
