Introducción
En el entorno empresarial moderno, la correcta gestión de licencias y autorizaciones en SAP representa un componente crítico para garantizar el cumplimiento normativo, la eficiencia operativa y la contención de costes. Con la adopción acelerada de SAP S/4HANA, las organizaciones deben reevaluar sus estrategias de licenciamiento y autorización para adaptarse a un modelo basado en permisos. Este cambio implica que los costes asociados a cada usuario se calculan no por su rol funcional, sino por los permisos que posee en el sistema.
Del Rol al Permiso: La Nueva Realidad del Licenciamiento SAP
Bajo el nuevo enfoque de licenciamiento en SAP S/4HANA, se fomenta el "principio del mínimo privilegio". Esto significa que evitar permisos innecesarios ya no es solo una práctica de seguridad, sino una decisión financiera clave. Usuarios con autorizaciones más amplias de lo necesario pueden suponer licencias de mayor coste, incluso si rara vez utilizan dichas funciones.
Tipos de Licencia y Riesgos Comunes
SAP ofrece distintos tipos de licencias (Profesional, Funcional, Productividad, etc.). El reto está en asignar la licencia adecuada a cada usuario para evitar dos escenarios frecuentes:
- sublicenciamiento: Riesgo de incumplimiento y sanciones por usar más de lo contratado, especialmente en integraciones de terceros.
- sobrelicenciamiento: Coste innecesario por licencias sobredimensionadas o asignadas a usuarios inactivos, sin generar incumplimiento formal, pero con impacto financiero significativo.
Causas de Ineficiencias en el Licenciamiento
Estas ineficiencias suelen originarse en la gestión deficiente de licencias de usuarios (por ejemplo, uso excesivo de licencias profesionales).
Autorizaciones como Pilar del Ahorro y Cumplimiento
Un concepto de autorizaciones sólido y bien documentado es la base de una estrategia de licenciamiento eficiente. Diseñar roles en función de las necesidades reales del negocio, evitando el exceso de permisos, permite contener costes y cumplir con auditorías.
Herramientas de Optimización: El Informe STAR
SAP ofrece el informe STAR como herramienta para analizar cómo los permisos otorgados se traducen en requisitos de licencia. Este informe es particularmente valioso para:
- Preparar la conversión de licencias ECC a S/4HANA.
- Optimizar la distribución actual de licencias en clientes SAP S/4HANA on-premise.
- Validar asignaciones según el modelo FUE (Full-Use Equivalent) SAP S/4HANA RISE.
Aún siendo de gran utilidad, el informe STAR tiene sus limitaciones técnicas, siendo necesaria una customización adecuada del libro de reglas que se emplee en el mismo para obtener resultados fehacientes. La colaboración entre los administradores de autorizaciones de un sistema y los gestores de las licencias es un factor fundamental.
Migración a S/4HANA: Un Punto de Inflexión
La transformación a S/4HANA requiere adaptar los conceptos de autorizaciones existentes para que continúen funcionando. Según el estado del concepto ECC, en bastantes casos la opción más recomendable es el rediseño completo del concepto. En cualquiera de los casos, el paso a S/4HANA representa una oportunidad para revisar y reclasificar licencias existentes. Esto implica reevaluar roles y autorizaciones actuales para asegurar que se alineen con las nuevas categorías con la mayor eficiencia de costes posible: Uso Profesional, Funcional, Productividad, etc. según estipule el contrato con SAP.
El Rol del Consultor de Autorizaciones SAP
El consultor SAP desempeña un papel crítico al:
- Diseñar estructuras de roles con privilegios mínimos.
- Simular el impacto de cambios de autorización sobre las licencias.
- Garantizar el cumplimiento de las normas de segregación de funciones (SoD) y el uso adecuado de SU24.
