Cada vez más empresas que operan con SAP buscan acelerar la digitalización de sus procesos financieros, especialmente en el área de cuentas por pagar. La automatización ya no se limita únicamente a reducir tareas manuales: hoy es una palanca estratégica para mejorar la trazabilidad, reforzar el control financiero, aumentar la productividad de los equipos y garantizar la calidad de los datos.
En este escenario, Yooz se ha consolidado como una de las soluciones de referencia para las organizaciones que utilizan SAP, gracias a su integración completa, su flexibilidad de implantación y su experiencia de uso ágil y accesible.
Un caso que ilustra claramente este impacto es el de una empresa del sector sanitario con más de 600 profesionales solo en España y varias sedes implantadas a nivel internacional. Con SAP como ERP, la organización gestionaba un volumen creciente de documentación y un proceso P2P complejo, con múltiples interlocutores y circuitos de validación largos y fragmentados. Esta situación provocaba retrasos en la aprobación de facturas, dificultades para cumplir los plazos de pago y una visibilidad limitada sobre el estado real de los procesos financieros.
Ante este escenario, la empresa decidió transformar por completo su proceso P2P mediante la implantación de Yooz. Tras más de un año y medio de uso, alcanzó un nivel de satisfacción muy elevado y obtuvo mejoras significativas tanto en eficiencia operativa como en resultados financieros.
¿Por qué eligieron Yooz?
En un contexto financiero marcado por nuevas exigencias normativas, la empresa decidió convertir este reto en un motor para impulsar una digitalización más profunda de sus procesos internos. Desde las primeras fases del proyecto, Yooz destacó por su enfoque pedagógico y por su capacidad para acompañar a los equipos en la comprensión de los nuevos requisitos regulatorios y tecnológicos.
“Quisimos aprovechar la oportunidad de las nuevas normativas para avanzar hacia una digitalización completa de todos nuestros procesos. Yooz fue uno de los proveedores que desde el principio mostró un enfoque pedagógico para ayudarnos a entender esta normativa.”
Uno de los principales desafíos era la complejidad organizativa de la empresa, con numerosas sedes y circuitos de validación distintos según cada centro. La solución debía adaptarse a procesos internos exigentes sin añadir complejidad ni generar más carga operativa.
Yooz respondió a estas necesidades gracias a:
- Integración completa y sencilla con SAP
- Plataforma intuitiva y fácil de utilizar
- Amplia flexibilidad de configuración
- Capacidad para adaptarse a organizaciones complejas
- Rapidez de implantación
La simplicidad de uso fue determinante para lograr una fuerte implicación de los equipos desde el inicio del proyecto.
“Yooz nos ofrecía una integración sencilla, una herramienta intuitiva y fácil de usar. Eso fue clave para que los equipos se implicaran en el proyecto.”
Yooz y SAP: una interoperabilidad que impulsa la eficiencia contable
La integración entre Yooz y SAP se ha convertido en un auténtico acelerador de eficiencia para esta empresa y para todas aquellas que han apostado por esta alianza tecnológica. Compatible con todo el ecosistema SAP, Yooz se conecta directamente al ERP sin necesidad de desarrollos adicionales ni proyectos técnicos complejos.
Esta arquitectura permite:
- Capturar automáticamente los documentos gracias a la IA de Yooz.
- Realizar la contabilización directamente en Yooz, sin intervención manual.
- Transferir los asientos contables a SAP de forma segura y continua.
- Mantener las facturas bloqueadas en SAP hasta su validación definitiva.
- Automatizar por completo el circuito financiero, eliminando el papel en todas las etapas.
- Digitalización certificada y homologada por la AEAT
- Pista de auditoría completa y trazable que facilita los controles internos, las auditorías externas y la supervisión continua del proceso financiero.
- Workflows de validación personalizables e ilimitados que se adaptan a las necesidades de cada empresa
“Hoy en día, desde la recepción de los documentos hasta el pago, hemos eliminado completamente el papel.”
La empresa destaca especialmente la fluidez y continuidad del flujo de información, elementos que han transformado su operativa diaria.
“Para nosotros, utilizar Yooz bien integrado con SAP ha supuesto una auténtica revolución.”
Resultados concretos y beneficios
La adopción de Yooz permitió a la empresa obtener resultados medibles desde las primeras semanas, especialmente en productividad y control financiero. El cambio fue inmediato: menos carga administrativa, procesos más ágiles, una gestión mucho más precisa de cada etapa del ciclo contable, una visión completa y centralizada de todas sus entidades y un control en tiempo real sobre los datos y el estado del proceso P2P.
Ahorro financiero y optimización de recursos
La automatización de los procesos administrativos generó un impacto económico inmediato. Al eliminar tareas manuales repetitivas y reducir significativamente los tiempos de gestión, la empresa consiguió optimizar sus recursos de forma notable. Este avance se tradujo en un ahorro considerable, una cifra que refleja de manera directa el valor de digitalizar y estandarizar el ciclo de las facturas.
Además del ahorro económico, la empresa destaca la estabilidad y previsibilidad que aporta un proceso automatizado: menos errores, una asignación más eficiente del tiempo del equipo financiero y un reporting fiable.
Productividad y agilidad operativa
La configuración de los workflows en Yooz transformó por completo la forma en que la empresa gestiona sus procesos financieros. Al eliminar pasos manuales, reducir tiempos de espera y centralizar toda la información en un único espacio, el procesamiento de facturas se volvió mucho más ágil.
Hoy, la empresa gestiona más de 700 circuitos de validación de forma automática, lo que ha permitido absorber un volumen creciente de documentos sin necesidad de aumentar recursos ni ampliar equipos. La automatización no solo aceleró la operativa diaria, sino que también redujo errores y bloqueos internos, aportando una fluidez a los procesos que antes era difícil de alcanzar.
Este aumento de productividad se percibe tanto en el día a día del equipo financiero como en la relación con proveedores, que ahora disponen de información más clara, accesible y en tiempo real.
“Mucha simplicidad y una gran ganancia de productividad.”
Trazabilidad y control en tiempo real
La empresa dispone ahora de una trazabilidad completa del ciclo de las facturas, con visibilidad inmediata sobre cada etapa del proceso. Esta visión centralizada permite supervisar el recorrido de cada documento en tiempo real, reduciendo auditorías internas y eliminando dudas operativas.
El acceso a información fiable y actualizada ha mejorado la precisión en la gestión, ha facilitado auditorías y ha reforzado la coordinación entre los equipos financieros y administrativos. La transparencia del proceso aporta mayor seguridad operativa y permite una toma de decisiones más ágil y fundamentada.
“La trazabilidad da tranquilidad a los equipos contables y es muy positiva para el área administrativa.”
Un buscador que marca la diferencia
El sistema de búsqueda avanzado Google-like se ha convertido en un recurso fundamental para los equipos administrativos y financieros. La extracción de datos en el momento de la captura permite localizar documentos a partir de múltiples criterios (información del proveedor, fechas, importes o datos en el propio documento) reduciendo de forma significativa el tiempo dedicado a búsquedas y verificaciones manuales.
El archivado y la clasificación automática de todos los documentos permiten resolver incidencias con mayor eficiencia y optimizar las tareas de control y revisión. Este nivel de accesibilidad refuerza la autonomía de los usuarios y mejora la gestión documental en todas las áreas implicadas.
“El buscador es muy potente. Permite encontrar cualquier factura en segundos.”
Las ventajas que ofrece Yooz para organizaciones que utilizan SAP
En empresas que operan con SAP, Yooz introduce funcionalidades que mejoran la eficiencia, la trazabilidad y la fiabilidad del ciclo financiero.
- Integración completa y flexible: La integración con SAP simplifica el despliegue, elimina la necesidad de desarrollos específicos y asegura una sincronización continua y fiable entre ambos sistemas.
- Procesos configurables: La plataforma permite ajustar los workflows de validación a las necesidades de cada organización, permitiendo que la solución se adapte a sus estructuras internas y a sus reglas de aprobación.
- Experiencia de uso: La ergonomía de la solución permite una adopción rápida y permite a los usuarios trabajar con precisión desde las primeras fases del proyecto, reduciendo tiempos de adaptación y formación.
- Mejora de la productividad: La automatización de tareas repetitivas reduce errores y libera recursos para tareas de valor añadido dentro del departamento financiero.
- Automatización de extremo a extremo y trazable: Desde la recepción hasta el pago, todos los procesos quedan completamente automatizado y trazable, reforzando la seguridad operativa y el cumplimiento de los requisitos normativos.
La integración entre Yooz y SAP demuestra cómo la automatización puede optimizar de extremo a extremo la gestión financiera de las organizaciones. Más allá de la automatización, Yooz impulsa una transformación sostenible de los procesos contables y administrativos, generando mejoras tangibles en productividad, trazabilidad y eficiencia operativa.
Para las organizaciones que operan con SAP, Yooz se convierte en un aliado clave para optimizar el proceso de cuentas por pagar con total seguridad y eficiencia.
