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Desde hace ya unos años tenemos fecha de ‘defunción’ del querido SAP ERP. Como si de un enfermo terminal se tratara, SAP ha marcado ya la fecha en la que el ERP va a dejar de existir, y aunque hemos tenido alguna que otra prórroga, la fecha final de 2027 en soporte normal, y de 2029 en soporte extendido con coste adicional, debemos ir considerando cuál va a ser nuestro camino de migración hacia la siguiente evolución de producto, denominada SAP S/4HANA Enterprise Management, S/4HANA para los amigos y conocidos.
Esta transición es un cambio radical en la forma de pensar de SAP, ya que se eliminan algunas de las características principales que tenían los productos de SAP, como la universalidad técnica (SAP era capaz de trabajar indistintamente con cualquier combinación de sistema operativo y base de datos), lo cual origina que las nuevas versiones sean capaces de aprovechar en mayor medida las características de la base de datos (HANA) al poder usar todo su potencial y no estar restringido a las características más comunes y compatibles con todas las bases de datos, potenciando de forma espectacular el rendimiento a la hora de procesar grandes cantidades de datos, debido al procesamiento in-memory de la plataforma.
La interface de usuario, el querido SAPGUI que tantas controversias generaba, que a nadie gustaba pero que no podíamos pasar sin él, deja paso a entornos web más modernos y amigables, basados en FIORI y que permiten una mejor experiencia de usuario. Las pantallas de interacción son ahora de tipo “responsive” de forma que tenemos la misma experiencia de usuario con independencia del dispositivo que usemos -tablet, ordenador o móvil- y del tamaño de su pantalla. Para ello hay un enorme esfuerzo, tanto de SAP como de partners como I3S, por llevar el negocio a cualquier tipo de dispositivo, facilitando la interacción tanto de personal interno, como de nuestros clientes y proveedores con nuestro sistema.
Y la temida Simplification List, con todas aquellas funcionalidades que pueden verse afectadas en el cambio y que nos pueden dar lugar a que cuando nos planteemos hacer el cambio a S/4HANA, nos echemos a temblar sin remisión. Al final el viaje no es tan doloroso como pueda parecer al principio, gracias a herramientas como el SAP S/4HANA Readiness Check que nos dirige de forma directa a aquellas actividades que es preciso acometer para llevar a cabo con éxito la transición
¿Y qué decir del Greenfield y el Brownfield? ¿Empiezo de cero o migro lo que tengo? Bluefield quizás? Son aspectos que al final nos influyen en nuestra decisión de migración y que originan un cierto respeto a todo el proceso. La decisión de si quiero aprovechar y migrar lo que tengo (brownfield), tirar todo y volver a empezar (greenfield) o aprovechar ciertas partes y reimplantar otras (bluefield) no siempre es fácil de tomar en función de la casuística de nuestra empresa.
Por otro lado, parece que 2027 queda lejos, y que no nos va a tocar tan pronto. Pero el tiempo avanza de manera inexorable. Desde 2016, cuando se anunció la muerte del ERP, a hoy han pasado cuatro años, y parece que fue ayer, y el reloj sigue su cuenta.
PLANIFICAR LAS ACCIONES
Son múltiples las acciones que se pueden acometer y planificar de aquí a 2027. Aunque es factible y poco recomendable hacer un big bang y adaptar todas las recomendaciones previas y migrar todo a la vez, lo suyo es ir planificando las acciones. Para ello la mejor acción seria realizar un estudio de los procesos que van a ser afectados y un plan para mitigar dicha afectación. Todos conocemos que los clientes, proveedores y empleados se van a tratar de otra manera, a través de la función de Business Partners. Un ejemplo de acciones que podemos hacer sería precisamente ese, adecuar nuestro sistema ERP desde ya para trabajar con Business Partners y una cosa menos para la migración. Es un buen momento para plantearse también si todos aquellos desarrollos que hemos hecho a lo largo de la historia son realmente necesarios o si podemos pasar ya sin ellos, bien desde ya adoptando las nuevas funcionalidades provenientes en los Enhancement Packages, bien una vez migrado con funcionalidades propias de S/4HANA. Y hacer todo eso de golpe no es necesario, ni bueno para la salud. ¿Por qué no plantearnos pequeños éxitos de ir adaptando las funcionalidades poco a poco en función del calendario que nos marquemos?
Y por fin llegará el día en que tengamos adaptadas nuestras funcionalidades, y establecida nuestra ruta de migración. Y en que nos sintamos preparados para migrar. Hoy en día los procesos de migración no tienen que ver con los de antaño, y hay multitud de herramientas y paneles de control, para hacer dicha evolución de manera fluida. Lo ideal es montar una plataforma de prueba lo más similar posible a nuestro sistema productivo y hacer un test de migración. Una vez obtenido los resultados del test, y que esté todo correcto, repetiremos el test una vez más. Lo normal será que tengamos que repetir el proceso al menos una vez para tomar tiempos y poder hacer un planning detallado de lo que supondrá el fin de semana escogido para la migración. Quedan lejos aquellos procesos en los que primero migrábamos desarrollo, en donde probábamos las cosas sin apenas datos, luego integración y luego producción. Las capacidades de virtualización nos permiten crear distintos entornos de prueba para poder migrar n-veces con réplicas de producción como sistema de pruebas.
Otro punto que debemos tener en cuenta a la hora de planificar la migración son las interacciones con los sistemas externos. Hay un cambio sustancial y que debe ser revisado y es la longitud del código de material que se amplia en tamaño. Todos los sistemas que intercambien datos de materiales con el ERP, a la hora de pasar a S/4HANA deberán ser adaptados a los nuevos requerimientos de longitud del código de material.
En fin, un cúmulo de cosas que, si bien no son “difíciles de ejecutar”, tampoco son habituales en el día a día de nuestras instalaciones. Ayuda mucho escoger un partner de confianza que nos ayude en esta tarea, y que se implique en conseguir que la ruta que nos marquemos desde el inicio del proyecto pueda ejecutarse sin problemas y que nos apoye en los momentos más complicados de todo el proceso.