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Iberostar, uno de los principales operadores hoteleros españoles con presencia en tres continentes, escoge a Minsait como socio en su apuesta estratégica hacia la Transformación Digital. El proyecto de migración de sus sistemas a SAP S/4HANA forma parte de la estrategia para seguir liderando el sector y creciendo en los próximos años.
Iberostar, una empresa familiar de larga tradición emprendedora, lleva más de 60 años operando, y se sitúa como una referencia a nivel internacional en el sector hotelero. Actualmente, la cadena cuenta con más de 120 hoteles de 4 y 5 estrellas en 19 países y
3 continentes.
Desde su fundación en 1956, Grupo Iberostar ha apostado firmemente por la calidad. Prueba de ello son las múltiples iniciativas en diferentes ámbitos que desarrolla actualmente. Cabe destacar tanto la iniciativa en la que se engloba este artículo: la transformación digital; como aquellas orientadas al turismo responsable, la conservación y protección del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades donde ejerce su actividad hotelera y el apoyo a la investigación científica.
Iberostar está en permanente evolución y de ahí su determinación por apostar por nuevos modelos de negocio. Éstos exigen de sistemas flexibles, pero a la vez robustos, que permitan adaptarse al ritmo de los cambios en la economía global. Dentro de esta estrategia, encaja la conversión a SAP S/4HANA de su sistema transaccional y analítico.
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN LA NUBE
Para iniciar el camino hacia la transformación digital, Iberostar escoge a SAP y a Minsait, una compañía de Indra, que le ofrece las máximas garantías para la implementación, al tratarse de la empresa líder entre los partners de servicios de SAP y contar con amplia experiencia en el sector de la industria Hotelera y en SAP S/4HANA. A su vez decide llevar sus procesos a la nube de Microsoft Azure. Se trata por tanto de un proyecto con distintas perspectivas:
• La migración a la nube de Azure, que permite cambiar el modelo tradicional de infraestructura por otro mucho más flexible, escalable y seguro, que además cumple las regulaciones de la Unión Europea. Minsait, juega un papel clave, como Partner de Iberostar en infraestructuras y tecnología SAP.
• La conversión a BW/4HANA, pasando de BW v7.5 & BPC7 a BW/4HANA & BPC11.
• La conversión de los procesos soportados en la versión tradicional ECC 6.0 que estaban muy optimizados tras 12 años de operación y de los cuales es imprescindible disponer de los datos históricos en S/4HANA.
Como resultado del proyecto, Iberostar dispone en la nube de Azure de sus procesos financieros y logísticos (compras y ventas), incluyendo todas las sociedades del grupo en 19 países integrados bajo una misma tecnología mucho más potente (S/4HANA, BW/4HANA, BPC11).
CLAVES PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Durante el proyecto, Iberostar trabaja con diferentes áreas de la organización y también con los proveedores especializados en ámbitos tecnológicos que van desde la infraestructura en la cual se instalan los servidores S/4HANA, hasta el equipo de programación ABAP. La coordinación e integración de estos equipos es fundamental. Como puntos clave en la ejecución del proyecto cabe destacar:
• La evaluación de la tecnología disponible para afrontar la migración a S/4HANA. En primer lugar, la propia instalación actual de SAP, para lo que se analiza el código desarrollado, el rendimiento y la arquitectura de la plataforma. Además, se evalúa el paso a la nube, que requiere una mejora de las comunicaciones, y una revisión de la seguridad de los accesos de usuarios y proveedores.
• La extensa presencia de Iberostar en LATAM, que implica amoldarse a las necesidades de los usuarios en esta geografía mediante una metodología de trabajo ágil, con reuniones a diario para incorporar sus requisitos específicos, cabiendo destacar Brasil donde se implementa un Add-On local.
• La gestión del cambio, dado el impacto en gran parte de la organización.
• El equipo Minsait y su especialización en la industria hotelera, avalada por la suite Onesait Hospitality, única en el mercado que opera en SAP S/4HANA.
• La flexibilidad y capacidad que da la nube, mediante la solución de Azure, para adaptarse mejor a las necesidades del proyecto.
ASEGURANDO LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO
La premisa fundamental es que la operación se vea mínimamente afectada. Por ello se opta por el enfoque de “System Conversion”, de modo que se conserven los históricos y ciertas personalizaciones óptimas. Esto también permite a Iberostar simplificar y mejorar procesos que se han degradado durante la vida de sus sistemas. Minsait colabora como partner estratégico en el ámbito funcional, realizando procesos de homogeneización y consolidación de la información, eliminación de desarrollos obsoletos y estandarizando
en lo posible los existentes.
La metodología de trabajo mediante ciclos técnicos y funcionales, parte del “readiness check”. Esta herramienta proporciona un informe y unos cuadros de mando que nos permiten verificar a alto nivel la complejidad y el volumen de cambios y adaptaciones
a las que deberá someterse el SAP ERP objeto de la migración.
Los ciclos de pruebas comienzan con la copia del sistema de producción a uno de prueba y la congelación de los desarrollos. En concreto se llevan a cabo 4 ciclos de conversión:
• Los dos primeros sirven de banco de pruebas “sandbox” en el que se inventarían aquellos procesos a estandarizar y optimizar. En colaboración con negocio, se corrigen los errores detectados durante la conversión funcional.
• Los dos segundos ciclos de pruebas se dedican a afinar el proceso de conversión técnica, minimizando los riesgos, con el objetivo de disminuir el tiempo de ejecución y así reducir la ventana de mantenimiento de negocio.
CLAVES DEL ÉXITO
La solución en SAP S/4HANA conlleva la adopción de procesos con la nueva experiencia de usuarios con SAP UX Fiori que simplifica y agiliza la operativa, robusteciendo la seguridad de los sistemas, tanto en los accesos de usuarios finales, como de interfaces con proveedores, manteniendo la continuidad de los procesos actuales. La puesta en marcha de la nueva plataforma tiene lugar en octubre de 2019, muy recientemente, y aun así se observan beneficios tangibles:
• Aceleración del cierre mensual.
• 66.000 clientes y proveedores consolidados en el modelo agrupado de Business Partner.
• Mejora de UX con procesos más ágiles.
• 60% de reducción del tamaño de base de datos.
La nueva plataforma todavía requiere un periodo de maduración. Iberostar tiene previsto implementar y mejorar más procesos para desarrollar nuevos modelos de negocio con sus clientes y proveedores. Todo ello dentro de un firme compromiso por la calidad, que Iberostar considera la clave de su éxito a largo plazo en el sector de la hostelería.